Agencias de eventos: Cambiando el futuro por el ahora

El conocimiento, la innovación, la emoción, la transparencia, las relaciones y la organización marcarán el futuro de los eventos.

Hace casi seis años, con motivo del XLV aniversario de la revista IPMARK, me invitaron a escribir un artículo sobre cómo serían las agencias de eventos en el año 2020. Como casi siempre suele pasar a la hora de hacer predicciones, fallamos más que una escopeta de feria, pero en este caso, creo que de alguna manera me acerqué un poco, fruto más del deseo y convencimiento que de un concienzudo análisis.

En su día lo republiqué en mi blog personal con el título Cosas que dije y mantengo. Y si bien, sigo manteniéndolo, y añadiría bastantes más cosas como decía en blog, en líneas generales sigo pensando lo mismo y creo que no habrá que esperar al 2020 para comprobarlo. Con un matiz: El futuro de ayer es ahora. Aquí os dejo el artículo.

El futuro de las agencias de eventos

Si uno relee artículos y libros de gestión empresarial – sobre todo los publicados en los últimos quince años – observará que en casi todos, a modo de introducción, se habla del cambio, del aumento de la competitividad, de la complejidad; de un mundo más globalizado en el que los avances tecnológicos marcarán las pautas: un antes y un después en la forma de relacionarse y hacer negocios. Cierto. Y esto mismo se podrá leer el año que viene, y el que viene y el que viene…

La era de la información está dando sus últimos coletazos. Estamos ya inmersos en la era de la gestión del conocimiento y, en un años, estaremos definitivamente en la era de la gestión estratégica de la comunicación como respuesta al mundo interactivo en el que empezamos a vivir. La empresa necesita y necesitará como nunca de la comunicación para proyectar su imagen; para la gestión de sus recursos; para relacionarse con la sociedad; para la gestión del negocio: desde programas de comunicación interna a planes de comunicación corporativa; desde acciones para clientes a proyectos de sociales; desde la gestión de la comunicación en momentos de crisis a los procesos de fusiones y adquisiciones. Y ésta habrá que hacerla en vivo, en directo como si la vida fuese un continuo espectáculo donde se debe no sólo comunicar sino emocionar, enamorar y conseguir la interacción con el público objetivo.

En este contexto, las actividades relacionadas con el sector de eventos experimentarán un crecimiento superior al de otros sectores al tratarse de acciones de comunicación realizadas en vivo. El sector se beneficiará de las “micro revoluciones” diarias a las que nos somete la velocidad tecnológica y los cambios en la escala de valores, al haber pasado de la economía de la producción a la economía de servicios. Nunca hasta ahora, la sociedad había estado tan abierta, tan llena de paradojas, y a medida que pasen los años cada vez será más abierta y paradójica; y menos previsible. Bienvenidos a la década de la transparencia; bienvenidos a la incertidumbre de lo “CIERTO” (Conocimiento, Innovación, Emoción, Relación, Transparencia y Organización). Estas seis palabras son claves para imaginar cuales serán las tendencias en el mundo de los eventos, y lo que demandarán los clientes a los organizadores.

Conocimiento – Se debate mucho si las agencias deben tender hacia la especialización o la generalización. En un mundo de superabundancia de posibilidades para la organización de un evento – en el que las fronteras entre las diferentes tipologías de agencias no están claras, debido a la paradoja de que por un lado los clientes piden especialización y proyectos llave en mano y, por otro, a que las agencias especializadas los realizan aunque no sean expertas en alguno o varios elementos del evento – lo realmente importante será el conocimiento que el capital humano tenga y la capacidad que demuestre en entender lo que necesita el cliente y cómo proporcionárselo.

Innovación – Así como el conocimiento y la información no pueden aislarse ni esconderse, las ventajas competitivas tienden a diluirse; todo se puede copiar, replicar, adaptar en muy poco tiempo. Talento e innovación serán las principales armas competitivas de las agencias. Se pasará de la “agencia pull” que trabaja sólo bajo demanda y por proyecto a un modelo de “agencia push & pull” en la que parte del tiempo que empleen sus trabajadores se destinará a analizar oportunidades negocio a investigar y desarrollar productos y servicios que puedan ser implantados y ejecutados en muy poco tiempo para sus clientes.

La empresa necesita y necesitará como nunca de la comunicación para proyectar su imagen; para la gestión de sus recursos; para relacionarse con la sociedad; para la gestión del negocio y está habrá que hacerla en vivo, en directo como si la vida fuese un continuo espectáculo donde se debe no sólo comunicar sino emocionar, enamorar y conseguir la interacción con el público objetivo.

Emoción – Una empresa que no es capaz de emocionar a sus clientes, a sus empleados, a sus accionistas, a sus colaboradores a la sociedad en la que se desenvuelve tendrá muchas dificultades en el futuro. Las emociones, los valores, no se reflejan en ningún balance pero influyen cada vez más en la evolución de las empresas. Intangibles como la confianza, el talento, la responsabilidad, tendrán cada vez más peso en la toma de decisiones por parte de los clientes a la hora de adjudicar una cuenta, una acción o un evento. Las agencias tendrán que enamorar a los clientes, llegar a su alma, despertando su imaginación y sus emociones.

Relación – Vivimos en múltiples escenarios donde todo sucede simultáneamente, donde todo es interacción. La comunicación y las relaciones se hacen indispensables como herramientas de gestión. En una sociedad abierta, las agencias de eventos deberán entender que no tiene sentido poner barreras a la información ni pensar que el resto de agencias y proveedores son solo competidores que “quitan negocio”. Deberán pensar en actuar de una forma multipolar, desarrollando una visión integradora y global que les permita interconectarse y relacionarse con otras agencias y actores del sector de eventos, con el objetivo mutuo de aumentar conocimiento, compartir talento e innovar para emocionar a sus clientes y que los eventos no pierdan su efectividad como herramienta de comunicación.

Transparencia – En el futuro, la transparencia dominará el mercado. A la voluntad de las empresas en el desarrollo de la responsabilidad social corporativa, el conocimiento de los modelos de negocio y sus costes, se suma el hecho de que las empresas son vistas y juzgadas por una sociedad que puede dictar sentencia y cambiar su destino. Esa transparencia será positiva para el sector de eventos en general, y para las agencias en particular, al cambiar progresivamente la forma de remuneración actual en la que las comisiones todavía tienen un peso importante dentro de los ingresos. Se valorará y pagará la creatividad, la innovación, el talento, y no solo la producción y coordinación del evento. Se establecerán nuevas reglas basadas en la confianza.

Organización: Pero estos nuevos retos no se podrán afrontar sin una organización comprometida y flexible que vele por el desarrollo del capital humano y la comunicación permanente en todas las fases de la cadena de valor. Una organización que utilice las posibilidades que nos ofrece la tecnología pero que no sea esclava de ella y una organización que sea capaz de imaginar un futuro mejor e intente realizarlo.

Y tú ¿qué opinas?

Fernando López