Claves para que una actividad o taller sea un éxito (II)

En el anterior post sobre las claves para que tu actividad sea un éxito, os dábamos algunas de las claves para que una actividad o taller sea un éxito. Hoy continuamos con otras no menos importantes.

Espacio donde desarrollar la actividad

Si bien es aconsejable realizar las actividades fuera del entorno en el que se realiza el trabajo diario, lo verdaderamente importante es que el espacio elegido sea adecuado para el objetivo de la actividad.

En el caso de que la actividad se desarrolle en un interior, lo ideal es que éste tenga luz natural, esté ventilado y tenga los metros cuadrados suficientes para que las personas se sientan cómodas. Antes de comenzar la actividad habrá que regular la temperatura de la sala. Una sala demasiado fría o caliente influye en el comportamiento de las personas pudiendo llegar a bloquear al participante.

Cuando se realizan en el exterior (especialmente en actividades en las que hay que recorrer mucho camino) es interesante contar con lugares tanto de avituallamiento, como de espacios en los que se pueda acceder a un cuarto de baño, la posibilidad de tenerlo cerca o, en último caso, contemplar la posibilidad de instalar algún sanitario portátil.

Se realice en interior o exterior, es necesario informar a los participantes de la vestimenta que deberán llevar a no ser que se proporcione previamente: no sería la primera vez que alguien, por ejemplo, acude a una actividad en el campo con zapatos de tacón o con traje y corbata.

Tiempo disponible

Una de las razones por las que una actividad deja de ser eficiente es porque no se completa adecuadamente. El tiempo disponible es un factor que tenemos que tener muy en cuenta si queremos que los objetivos se cubran. Varios pueden ser los motivos que nos lleven a no finalizar una actividad: un incorrecto dimensionamiento de la actividad, la necesidad de reajustar horarios cuando la actividad está enmarcada dentro de un evento, extensión en la explicación de la actividad que deja poco tiempo para experimentar; considerar una actividad no como una herramienta de aprendizaje, motivación o comunicación sino como un relleno más, etc.

Para evitar este problema y “no quedarse a medias” sugerimos siempre dejar un margen de tiempo razonable que permita hacer frente a retrasos o imprevistos. Es mejor cambiar la actividad y adecuarla a tiempos realistas o al objetivo que generar unas expectativas que rara vez se cumplen y pueden llegar a frustrar al participante.

Logística y producción

Al igual que hay que considerar el tiempo disponible para la realización de la actividad, hay que medir muy bien los tiempos necesarios que se requieren para la logística y la producción: preparación de medios audiovisuales y pruebas de sonido, distribución del mobiliario, elementos y materiales necesarios para la realización, número de monitores necesarios, personal de apoyo, etc. En este sentido, como comentábamos antes, es preciso contar con suficiente margen de actuación, tanto en el tiempo disponible para el montaje y desmontaje como en la cantidad de material a utilizar, o lo que es lo mismo, “no quedarnos cortos”: Es mejor contar con un pequeño “back up” de material ya se trate de un ipad, cuadernos, piezas, vestuario…, que “suponer” que nada puede fallar (especialmente cuando se utiliza la tecnología).

Comprobar que todo el material esté en perfecto estado es fundamental, pero prever es el primer paso. Los pequeños detalles en la logística y la producción pueden marcar la diferencia.

Inversión

Una inversión siempre busca un retorno. Cuando hablamos de actividades no se trata de determinar si es barata o cara, o si tiene una buena relación calidad precio. Lo que debemos tener en cuenta es si la actividad tiene un retorno en la persona que la realiza, no si el precio es alto o no por persona. De nada sirve invertir en ello, sea poco o mucho, si no provoca algo en el participante ya se trate de una emoción, una experiencia, un aprendizaje.

Por ello, cuando hablamos de realizar actividades, siempre decimos que la inversión más rentable es poner el foco en el corazón de las personas.