Algunas claves para que una actividad o taller sea un éxito (I)

Hablamos de ello en el post Sugerencias para planificar una actividad en tu empresa o en tu evento. En él, comentábamos como las empresas habían incorporado actividades, talleres o acciones de team building o gamificación y dábamos algunas pistas para que éstas fueran un éxito.

Gracias a este auge, los clientes demandan cada vez más nuevas propuestas encaminadas a satisfacer cualquier objetivo. Sin embargo, no todas las actividades y talleres lo consiguen, principalmente porque no se ha trabajado bien el primer paso que no es otro que poner el foco en la persona que va a hacer la actividad y los objetivos de ésta y el organizador no están alineados: es importante destacar que en la mayoría de las ocasiones no es un problema de la actividad o taller en sí, sino de una incorrecta elección o mala planificación del mismo.

En éste y un futuro post, os hablaremos de algunos aspectos a tener en cuenta para que la actividad sea un éxito.

Objetivo claro y alineado con el target

Supongamos que tenemos identificado a nuestro target. Ahora tenemos que decidir cuál es el objetivo que queremos conseguir que puede estar relacionado con la formación y el aprendizaje, con la mejora de procesos o la gestión de recursos, la resolución de problemas, la interacción, el trabajo en equipo o con el desarrollo de la creatividad, la mejora del clima laboral, la motivación o simplemente con el entretenimiento o una vivencia experiencial.

Pueden ser uno o varios objetivos los elegidos, pero lo que es fundamental es que la acción genere una experiencia positiva, sea estimulante o útil para el desarrollo personal de quien realice la actividad, sabiendo que siempre podemos encontrar a alguien a quien las actividades o talleres no le gusten y por ello hay que analizar y definir también el grado de participación e involucración que se persigue.

Grado de participación

Hay algunas actividades que no requieren una participación activa o ésta es muy leve no siendo intrusivas para el participante: otras, por el contrario, exigen de una participación activa de todos los asistentes incluyendo los directivos de las empresas que, en ocasiones, intentan “escaquearse” de las mismas, restando valor tanto a la actividad como al objetivo definido. Es decir, si los directivos no están dispuestos a involucrarse y participar, es mejor hacer otra cosa ya que se puede perder mucha efectividad.

Tenemos que tener en cuenta también si lo que deseamos es que esa participación sea individual (no requiere de otras personas para hacerla), interactiva (se necesita comunicación y trabajo en equipo), el grado de competitividad (si se compite o no, tanto individualmente o en grupos) y el nivel de dificultad.

Como observareis, hay que hacerse muchas preguntas y reflexionar sobre ello en cada paso.

Nivel de dificultad

No todas las actividades, por chulas y molonas que sean, pueden ser adecuadas. Independientemente de si la dificultad es poca, normal o alta, existen tres tipos de dificultades o barreras que tenemos que tener en cuenta.

La primera, y no necesariamente en orden, es la dificultad física: habrá que saber si los participantes tienen una buena o correcta condición física para realizar la actividad (puede ser muy interesante subir a un volcán mientras aprendemos como se sobrevive en la naturaleza o realizar una carrera de traineras, pero si nuestro objetivo no es sufrir, es mejor realizar una actividad que no requiera una condición física especial.

La segunda es la dificultad o limitación intelectual: en ocasiones se realizan actividades que requieren unos conocimientos avanzados y específicos que muchos participantes no tienen, creando en ellos una sensación de frustración que impide no sólo que la actividad, el taller o la formación no sean efectivos, sino que sean además contraproducentes.

Por último, hablaríamos de la dificultad emocional que conforma todo aquello que nos produce rechazo, miedo, asco, angustia, inquietud, inseguridad, es decir, lo más íntimo de una persona: hacer volar en un globo a alguien a quien tiene miedo a volar genera angustia; obligar a alguien muy tímido a cantar o actuar puede llegar a ser estresante para esa persona. Luego, habrá que ser muy cuidadosos a la hora de elegir el tipo de actividad.

Número de participantes y tamaño

Para finalizar esta primera parte, hablaremos del número de participantes. Definidos los aspectos anteriores, es la hora de dimensionar la actividad. Quien planifica y organiza actividades sabe cuál es el número de personas idóneo para realizarlas. En ocasiones, sin embargo, los clientes quieren adaptarlas a un número de personas concreto ya sean menos o más. En este caso, habrá que analizarlo en profundidad más allá de los deseos del cliente ya que se trata de no desvirtuar la acción y que ésta no sea efectiva (siempre tiene que haber retorno) y habrá que analizarlo, entre otras razones, porque lo que está testado por ejemplo para 20 personas, no lo está para 100 y no siempre se puede replicar la actividad multiplicándola por cinco. Esto hay que explicarlo bien y decir no cuando sabemos que no va a funcionar: factores como el lugar, el tiempo disponible, la logística, la producción y la inversión influyen más de lo que aparentemente se cree en la realización de una actividad. Pero de esto, hablaremos otro día.