¿Por qué muchas convenciones internas son un muermo?

Si hay algo que no soportan los participantes en una convención es que ésta sea  aburrida, tediosa y densa: insoportable en suma.  El exceso de datos, las largas presentaciones que apenas se pueden leer en pantalla, el tono de voz empleado por parte de los ponentes o la ausencia de contenidos desengrasantes provocan que la audiencia poco a poco vaya perdiendo interés, la atención se disperse y, como consecuencia de ello la comunicación no sea efectiva y el retorno de la inversión acabe siendo escaso o nulo.

Divertia Smile COmpany, congreso aburridoSi os fijáis, y no estáis ubicados en las primeras filas, observareis que la capacidad de atención de la audiencia a los cinco o diez minutos (si el ponente no es un comunicador nato) va disminuyendo y el personal comienza a jugar con el móvil, la Tablet, comienza a hacer garabatos en un papel, mira a las musarañas  o se le va el santo al cielo. Total, si luego ya enviarán memorándum, circular o comunicado.

La razón de que ocurra esto no es otra que el aburrimiento. ¿Pero qué motiva ese aburrimiento?

Inmovilismo o miedo a probar otras cosas

Muchas responsables de la organización dentro de las compañías prefieren seguir utilizando los mismos formatos y planteamientos (a pesar de las sugerencias que realizan las agencias) bien por comodidad (siempre se ha hecho así o no quiero líos) o porque creen que de esa manera no se comprometen demasiado (riesgo y complicaciones cero) o porque dan por supuesto que sus superiores prefieren los formatos convencionales. No hay un momento para la sorpresa y la audiencia tiene la sensación de estar viviendo el “Día de la marmota”.

Falta de empatía o preparación por parte de los ponentes

En las convenciones de empresa suelen intervenir lo directivos o responsables de las diferentes áreas exponiendo los resultados, las estrategias, las acciones o las iniciativas que se van a realizar. Muchos de los mensajes no acaban ni impactando ni llegando debido a la falta de empatía o a la escasa preparación de las ponencias (cualquier agencia de eventos se habrá encontrado con el problema de tener que insertar las presentaciones escasos minutos antes de comenzar el evento porque el ponente ha dejado las cosas para última hora)

Divertia Smile Company - Gala (7)Cuando alguien se dirige a una audiencia debe tratar de adecuar el mensaje a la misma y preparar el mensaje para ella. Abrumar con datos y conocimiento puede llegar a saturar. La gente quiere que le cuenten historias comprensibles, que lo que se cuente  emocione, que se le haga partícipe. Muchas veces es la barrera o la distancia que pone el ponente lo que provoca que la audiencia desconecte mental y emocionalmente.

Gestión del tiempo

Como consecuencia de esa falta de preparación y ensayo de las ponencias, en ocasiones algunos ponentes se pasan bastante de tiempo agotando a la audiencia y predisponiéndola a que la siguiente ponencia pierda interés en ella. Es decir, le dejan un “papelón” al siguiente lo que se podría traducir en una falta de respeto no sólo con el ponente sino con la audiencia.

Escasa predisposición al trabajo en equipo

O involucración por parte de algún directivo en la organización y planificación del evento con excusas de no tener tiempo o no querer participar activamente en la estrategia de comunicación global del evento. Las compañías invierten mucho dinero para que el resultado sea el esperado y deben ser los directivos los primeros en involucrarse en ese éxito dedicando el tiempo y esfuerzo necesarios para conseguir que la comunicación sea fluida y los mensajes lleguen con total claridad y sean comprendidos e interiorizados por la audiencia. Las  individualidades pueden mostrar falta de cohesión, de desconfianza. Y eso no es bueno en ninguna empresa.

Divertia Smile Company - Bosch - Ifema (5)Ausencia de Feed Back o participación

Muchas empresas pierden oportunidades de conocer si los mensajes y las estrategias son compartidos  por no permitir u obviar la participación y la interacción con la audiencia. No se trata de crear reacción sino acción. Al involucrar a la audiencia, la sesión se mantiene viva facilitando la asimilación del mensaje.

Afortunadamente todo esto está cambiando. De hecho, los formatos van cambiando, intervienen ponentes externos, la estructura cambia hacia sesiones participativas , se comunica no solo a través de la palabra, hay pequeñas performances, se utilizan recursos que avivan las emociones, que invitan a la reflexión, a la conversación, al dialogo

Una convención es una cosa muy seria, pero no debe ser aburrida en ningún caso.

Así que aquí dejo una serie de sugerencias.

Atreverse: es el primer paso. Así de simple.

Conocer: pactar y convencer a los directivos de que se involucren en el cambio.

Gestionar: gestionar el tiempo de cada intervención a un máximo de 20-30 minutos, y pequeños espacios de tiempo  para “desengrasar” utilizando para ello recursos como el humor, la música, audiovisuales, artistas, etcétera

Comunicar: No solo con palabra y power point. No ofrecer solo una retahíla de números o acciones, comunicar ideas, conceptos y que éstos sean claros. Ensayar y preparar.

Interactuar: Hacer partícipes a todos los asistentes, mediante sistemas de votación electrónica, concursos, debates etcétera.

Divertirse: Cuando nos divertimos, somos capaces de aprender más rápido y de captar mejor los mensajes. Incluso cuando los resultados no acompañan y las noticias no son buenas, no es necesario ser todavía más pesimistas. Procurar ilusionar.

A veces el planteamiento lo puede cambiar todo.

Fernando López Fernández

Si hay algo que no soportan los participantes en una convención es que ésta sea  aburrida, tediosa y densa: insoportable en suma.  El exceso de datos, las largas presentaciones que apenas se pueden leer en pantalla, el tono de voz empleado por parte de los ponentes o la ausencia de contenidos desengrasantes provocan que la audiencia poco a poco vaya perdiendo interés, la atención se disperse y, como consecuencia de ello la comunicación no sea efectiva y el retorno de la inversión acabe siendo escaso o nulo.

Divertia Smile COmpany, congreso aburridoSi os fijáis, y no estáis ubicados en las primeras filas, observareis que la capacidad de atención de la audiencia a los cinco o diez minutos (si el ponente no es un comunicador nato) va disminuyendo y el personal comienza a jugar con el móvil, la Tablet, comienza a hacer garabatos en un papel, mira a las musarañas  o se le va el santo al cielo. Total, si luego ya enviarán memorándum, circular o comunicado.

La razón de que ocurra esto no es otra que el aburrimiento. ¿Pero qué motiva ese aburrimiento?

Inmovilismo o miedo a probar otras cosas

Muchas responsables de la organización dentro de las compañías prefieren seguir utilizando los mismos formatos y planteamientos (a pesar de las sugerencias que realizan las agencias) bien por comodidad (siempre se ha hecho así o no quiero líos) o porque creen que de esa manera no se comprometen demasiado (riesgo y complicaciones cero) o porque dan por supuesto que sus superiores prefieren los formatos convencionales. No hay un momento para la sorpresa y la audiencia tiene la sensación de estar viviendo el “Día de la marmota”.

Falta de empatía o preparación por parte de los ponentes

En las convenciones de empresa suelen intervenir lo directivos o responsables de las diferentes áreas exponiendo los resultados, las estrategias, las acciones o las iniciativas que se van a realizar. Muchos de los mensajes no acaban ni impactando ni llegando debido a la falta de empatía o a la escasa preparación de las ponencias (cualquier agencia de eventos se habrá encontrado con el problema de tener que insertar las presentaciones escasos minutos antes de comenzar el evento porque el ponente ha dejado las cosas para última hora)

Divertia Smile Company - Gala (7)Cuando alguien se dirige a una audiencia debe tratar de adecuar el mensaje a la misma y preparar el mensaje para ella. Abrumar con datos y conocimiento puede llegar a saturar. La gente quiere que le cuenten historias comprensibles, que lo que se cuente  emocione, que se le haga partícipe. Muchas veces es la barrera o la distancia que pone el ponente lo que provoca que la audiencia desconecte mental y emocionalmente.

Gestión del tiempo

Como consecuencia de esa falta de preparación y ensayo de las ponencias, en ocasiones algunos ponentes se pasan bastante de tiempo agotando a la audiencia y predisponiéndola a que la siguiente ponencia pierda interés en ella. Es decir, le dejan un “papelón” al siguiente lo que se podría traducir en una falta de respeto no sólo con el ponente sino con la audiencia.

Escasa predisposición al trabajo en equipo

O involucración por parte de algún directivo en la organización y planificación del evento con excusas de no tener tiempo o no querer participar activamente en la estrategia de comunicación global del evento. Las compañías invierten mucho dinero para que el resultado sea el esperado y deben ser los directivos los primeros en involucrarse en ese éxito dedicando el tiempo y esfuerzo necesarios para conseguir que la comunicación sea fluida y los mensajes lleguen con total claridad y sean comprendidos e interiorizados por la audiencia. Las  individualidades pueden mostrar falta de cohesión, de desconfianza. Y eso no es bueno en ninguna empresa.

Divertia Smile Company - Bosch - Ifema (5)Ausencia de Feed Back o participación

Muchas empresas pierden oportunidades de conocer si los mensajes y las estrategias son compartidos  por no permitir u obviar la participación y la interacción con la audiencia. No se trata de crear reacción sino acción. Al involucrar a la audiencia, la sesión se mantiene viva facilitando la asimilación del mensaje.

Afortunadamente todo esto está cambiando. De hecho, los formatos van cambiando, intervienen ponentes externos, la estructura cambia hacia sesiones participativas , se comunica no solo a través de la palabra, hay pequeñas performances, se utilizan recursos que avivan las emociones, que invitan a la reflexión, a la conversación, al dialogo

Una convención es una cosa muy seria, pero no debe ser aburrida en ningún caso.

Así que aquí dejo una serie de sugerencias.

Atreverse: es el primer paso. Así de simple.

Conocer: pactar y convencer a los directivos de que se involucren en el cambio.

Gestionar: gestionar el tiempo de cada intervención a un máximo de 20-30 minutos, y pequeños espacios de tiempo  para “desengrasar” utilizando para ello recursos como el humor, la música, audiovisuales, artistas, etcétera

Comunicar: No solo con palabra y power point. No ofrecer solo una retahíla de números o acciones, comunicar ideas, conceptos y que éstos sean claros. Ensayar y preparar.

Interactuar: Hacer partícipes a todos los asistentes, mediante sistemas de votación electrónica, concursos, debates etcétera.

Divertirse: Cuando nos divertimos, somos capaces de aprender más rápido y de captar mejor los mensajes. Incluso cuando los resultados no acompañan y las noticias no son buenas, no es necesario ser todavía más pesimistas. Procurar ilusionar.

A veces el planteamiento lo puede cambiar todo.

Fernando López Fernández